El Ciclo Comercial y la Addenda

 

El ciclo comercial y la addenda?

 

El ciclo comercial es el proceso que implica las operaciones de compra - venta entre clientes y proveedores. Convencionalmente este ciclo inicia mediante la recepción de cotizaciones o propuestas de nuestros proveedores y continúa con el levantamiento de la orden de compra, siendo este punto el primer eslabón de nuestro ciclo comercial, ya que con esto se detona nuestro proceso de abasto y suministro de bienes y servicios.

De esta manera, el impacto de una orden de compra o una factura dentro del ciclo comercial, se concentra en la calidad de la información y la sincronización de catálogos entre clientes y proveedores, tomando parte fundamental en la eficiencia de los procesos subsecuentes en el ciclo comercial.

Es decir, entre mejor sincronizada esté la información de los documentos comerciales que intercambiamos con nuestros clientes y proveedores, mayores beneficios tendremos en el control nuestros procesos administrativos como son: la recepción y comprobación de productos, devolución efectiva de mercancía, recepción y validación de facturas y su respectivo control de cuentas por pagar (CXP).

Es en este punto, donde la factura electrónica juega un papel transcendente pues gracias a esta forma de comprobación digital, tenemos nuevas alternativas de sistematización y mejora de procesos, tal es el caso del uso de addendas, que contribuye a dar calidad a la información que se transmite en el proceso comercial, permitiendo a los compradores clasificar a sus proveedores, identificándolos con ciertas características que describen a dicho proveedor y/o al producto o servicio; por ejemplo, la información comercial que ampara la compra o que sirve como referencia de la transacción.

La implementación de addendas permite a clientes y proveedores agilizar sus actividades de entrega y recepción de mercancía, a tener una buena coordinación en el manejo de información partiendo de la selección del producto, levantamiento de orden, aprobación de compra y validación de la factura electrónica; en resumen, algunos de los beneficios más importantes son:

• Disminución del tiempo de entrega y recepción de documentos.
• Reducción de cargas administrativas hasta en un 60%.
• Identificación automática de proveedores, productos y servicios.
• Control sistematizado en cuentas por pagar.
• Agilidad al recibir mercancía y eficiencia en el inventario.
• Validación automática de Comprobantes Fiscales Digitales.
• Facilidad para resguardar la documentación electrónica, entre otros.

En Actualisat trabajamos cada día para ayudar a las empresas a obtener los mayores beneficios de las tecnologías disponibles, ofreciendo soluciones que agreguen valor a sus negocios. En nuestros 6 años de trayectoria hemos tenido la oportunidad de proveer soluciones que mejoran el ciclo comercial y hacen más eficiente el flujo de producción, administración y contabilidad de nuestros clientes.

Pónganse en contacto con nuestro equipo de asesores y compruebe los beneficios de integrar la addenda al ciclo comercial en su empresa.